כאשר מדברים על מערכות ניהול תוכן באינטרנט בדרך כלל הכוונה היא לאתרים אשר להם ממשק ניהול המאפשר לבעלי האתר להזין תכנים ולהפעיל את האתר גם בלי ידע בתכנות ובכתיבת קוד.

אתר HTML סטאטי בנוי מדפי תוכן (דפי האתר)  אשר מהווים קבצים עצמאיים אשר הקשר בינם הוא על ידי קישורים (לינקים) בדפים עצמם (קישור טקסט, תפריטים...)
את בנוי על בסיס נתונים, מאפשר עבור כל פריט תוכן שמירה של מידע נוסף (מעבר לתוכן עצמו, למשל תאריך יצירת התוכן, כותב התוכן ועוד). נתונים אלו מאפשרים להציג את התכנים בחתכים שונים ולעשות שימוש במידע הנוסף השמור בסיס הנתונים.
השימוש בבסיס נתונים מקל על עדכון המידע והתוכן, שימוש בכלים אינראקטיביים (קבלה ושמירה של נתונים מהגולשים) והפיכת האתר לדינאמי.

הפרדת העיצוב מהתוכן

מערכות ניהול תוכן מאפשרות לנהל את התוכן בנפרד מעיצוב האתר.
שימוש בתבניות עיצוב מאפשרת לשנות את מראה האתר, הצבעים, המיקומים, גודל הפונטים ועוד – מבלי שהתוכן עצמו ישתנה. באות מידה, מערכת ניהול מאפשרת שליטה בתוכן ללא צורך להתחשב בעיצוב האתר.

תוספות ורכיבים

תוספות ורכיבים הנם כלים ושירותים אשר ניתן להוסיף למערכת הבסיסית והם מספקים יכולות נוספות לאתר.
מודול הנו כינוי לתוספות אשר מותקנות על המערכת ומאפשרות להציג בצד הקדמי של האתר, כנים באופן מסוים (למשל חתך של תכנים: כל ההודעות האחרונות בפורום).

שליטה במאפייני האתר

מערכת הניהול מאפשרת בשליטה על מאפייני תצורה ותצוגה עבור האתר כולו (שפת תצוגה, מבנה תפריטים, כותרות ועוד).

הגדרות גישה

מערכת הניהול מאפשרת לקבוע הגדרות גישה לתכני ומאבים שונים באתר. ניתן לקבוע כי תכנים מסוימים יוצגו לכל הגולשים ותכנים אחרים יוצגו רק לגולשים רשומים אשר משתייכים לקבוצה אשר לה הוגדר כי היא רשאית לצפות בתוכן המסוים.

לסיכום...

מערכת ניהול תוכן מאפשרת לבעל אתר לשלוט בתכנים, במאפיינים, בתצורה של האתר ולהוסיף לו יכולות.